Η ενημέρωση αυτή εξηγεί ποια προσωπικά σας δεδομένα χρησιμοποιούνται, για ποιους σκοπούς και ποια δικαιώματα έχετε, όταν κλείνετε ραντεβού online στην επιχείρηση Klingo Qa (στο εξής η «Επιχείρηση») ή επισκέπτεστε τον ιστότοπό της. Ισχύει σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 («ΓΚΠΔ») και τον ν. 4624/2019.
1. Ποιος είναι υπεύθυνος για τα δεδομένα σας
Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η Επιχείρηση:
- Klingo Qa [νόμιμη επωνυμία] («Klingo Qa»)
- ΑΦΜ [ΑΦΜ της επιχείρησης]
- έδρα: [έδρα της επιχείρησης]
- επικοινωνία: [στοιχεία επικοινωνίας της επιχείρησης]
Το Klingo ([επωνυμία του φορέα λειτουργίας του Klingo], [έδρα του φορέα λειτουργίας του Klingo], ΑΦΜ [ΑΦΜ του φορέα λειτουργίας του Klingo], [email επικοινωνίας για θέματα απορρήτου του Klingo]) παρέχει στην Επιχείρηση το λογισμικό κρατήσεων και επεξεργάζεται τα δεδομένα σας για λογαριασμό της και σύμφωνα με τις εντολές της, ως εκτελών την επεξεργασία (άρθρο 28 ΓΚΠΔ). Το Klingo δεν χρησιμοποιεί τα δεδομένα σας για δικούς του σκοπούς.
2. Ποια δεδομένα συλλέγονται
- Στοιχεία που δίνετε εσείς: ονοματεπώνυμο, email και τηλέφωνο (υποχρεωτικά), και προαιρετικές σημειώσεις. Μην γράφετε στις σημειώσεις πληροφορίες για την υγεία σας ή άλλα ευαίσθητα δεδομένα. Αν η Επιχείρηση χρειάζεται τέτοιες πληροφορίες, θα σας τις ζητήσει χωριστά.
- Στοιχεία του ραντεβού: κατάστημα, υπηρεσίες, ημερομηνία και ώρα, επαγγελματίας, τιμή, γλώσσα της σελίδας, κατάσταση (κλεισμένο, ακυρωμένο, ολοκληρωμένο, μη προσέλευση) και ιστορικό αλλαγών.
- Στοιχεία πληρωμής: ποσό, κατάσταση πληρωμής και επιστροφής, και αναγνωριστικό συναλλαγής της Stripe. Τα στοιχεία της κάρτας σας τα πληκτρολογείτε απευθείας στη φόρμα της Stripe. Δεν τα λαμβάνουν ούτε η Επιχείρηση ούτε το Klingo.
- Αποδοχή όρων: η έκδοση των όρων και της παρούσας ενημέρωσης που ίσχυε, και η χρονική στιγμή της κράτησης.
- Τεχνικά δεδομένα: διεύθυνση IP και στοιχεία του browser, που χρησιμοποιούνται για την ασφάλεια της σελίδας και τον περιορισμό καταχρήσεων. Η IP και ο browser αποθηκεύονται επίσης ως απόδειξη αν δώσετε συγκατάθεση για email προσφορών (ενότητα 8).
- Αν είστε ήδη πελάτης της Επιχείρησης (ίδιο email ή τηλέφωνο), η κράτηση προστίθεται στο υπάρχον αρχείο σας στην Επιχείρηση.
Χωρίς ονοματεπώνυμο, email και τηλέφωνο η online κράτηση δεν μπορεί να ολοκληρωθεί, γιατί τα στοιχεία αυτά χρειάζονται για να επιβεβαιωθεί και να εξυπηρετηθεί το ραντεβού σας.
3. Γιατί χρησιμοποιούνται τα δεδομένα και με ποια νομική βάση
- Κράτηση και εξυπηρέτηση του ραντεβού. Η Επιχείρηση χρησιμοποιεί τα δεδομένα για να δημιουργήσει και να διαχειριστεί την κράτηση, για την πληρωμή και τις επιστροφές, και για να σας στείλει επιβεβαίωση και ειδοποιήσεις αλλαγής ή ακύρωσης με email. Αν η Επιχείρηση τις έχει ενεργοποιήσει, σας στέλνει επίσης υπενθυμίσεις ραντεβού με email ή SMS. Νομική βάση: εκτέλεση της σύμβασης και ενέργειες πριν από τη σύναψή της (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β΄ ΓΚΠΔ).
- Λογιστικές και φορολογικές υποχρεώσεις. Αυτές περιλαμβάνουν την έκδοση αποδείξεων ή τιμολογίων και τη διαβίβασή τους στην ΑΑΔΕ (myDATA), όπου απαιτείται, καθώς και τις υποχρεώσεις από το δίκαιο του καταναλωτή, όπως η διαχείριση υπαναχώρησης. Νομική βάση: έννομη υποχρέωση (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. γ΄).
- Ασφάλεια και πρόληψη κατάχρησης ή απάτης. Περιλαμβάνει τον περιορισμό αυτοματοποιημένων αιτημάτων και την απόδειξη των συναλλαγών. Νομική βάση: έννομο συμφέρον της Επιχείρησης να προστατεύει τη σελίδα και τα έσοδά της (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ΄).
- Ιστορικό πελάτη. Η Επιχείρηση κρατά το ιστορικό των επισκέψεών σας για να σας εξυπηρετεί καλύτερα στο επόμενο ραντεβού (π.χ. ποια υπηρεσία κάνατε και με ποιον επαγγελματία). Νομική βάση: έννομο συμφέρον της Επιχείρησης (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ΄). Μπορείτε να αντιταχθείτε (ενότητα 7).
- Διαφημιστικά μηνύματα. Αποστέλλονται μόνο με τη χωριστή συγκατάθεσή σας (ενότητα 8). Η κράτηση δεν σας εγγράφει σε καμία λίστα.
- Αξιολογήσεις. Αν αφήσετε αξιολόγηση για την επίσκεψή σας, η Επιχείρηση κρατά τη βαθμολογία και το σχόλιό σας μαζί με το ραντεβού, για να βελτιώνει τις υπηρεσίες της. Αν το επιτρέψετε στη φόρμα αξιολόγησης, μπορεί να δημοσιεύσει τη βαθμολογία, το σχόλιο και το μικρό σας όνομα με το αρχικό του επωνύμου σας (π.χ. «Μαρία Κ.») στον ιστότοπό της. Το πλήρες όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας δεν δημοσιεύονται ποτέ. Μπορείτε να ανακαλέσετε τη συγκατάθεση οποτεδήποτε. Τότε η αξιολόγηση αφαιρείται από τον ιστότοπο. Νομική βάση: συγκατάθεση (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. α΄ ΓΚΠΔ).
Δεν λαμβάνονται για εσάς αποφάσεις αποκλειστικά με αυτοματοποιημένα μέσα κατά το άρθρο 22 ΓΚΠΔ. Η Stripe μπορεί να εφαρμόσει δικούς της αυτοματοποιημένους ελέγχους απάτης στην πληρωμή (βλ. ενότητα 4). Η διαδικασία κράτησης δεν χρησιμοποιεί εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης.
4. Ποιοι λαμβάνουν τα δεδομένα σας
- Η Επιχείρηση και το εξουσιοδοτημένο προσωπικό της.
- Το Klingo, ως εκτελών την επεξεργασία, και οι υπεργολάβοι του (υπεκτελούντες), που λειτουργούν με σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων:
- Hostinger: φιλοξενία και βάση δεδομένων, σε κέντρο δεδομένων στην ΕΕ·
- Amazon Web Services (Amazon SES, Ιρλανδία) και Google (Google Workspace): αποστολή email·
- Twilio: αποστολή SMS, μόνο όταν η Επιχείρηση έχει ενεργοποιήσει τα SMS.
- Stripe (Stripe Payments Europe Ltd, Ιρλανδία, και συνδεδεμένες εταιρείες της): επεξεργασία της online πληρωμής για λογαριασμό της Επιχείρησης. Για την πρόληψη απάτης και τις δικές της κανονιστικές υποχρεώσεις, η Stripe ενεργεί ως αυτοτελής υπεύθυνος επεξεργασίας, σύμφωνα με τη δική της πολιτική απορρήτου (stripe.com/privacy).
- Δημόσιες αρχές, όταν το επιβάλλει ο νόμος, π.χ. η ΑΑΔΕ μέσω myDATA, όταν η Επιχείρηση εκδίδει φορολογικά στοιχεία.
- Λογιστές ή νομικοί σύμβουλοι της Επιχείρησης, στο μέτρο που χρειάζεται.
Τα δεδομένα σας δεν πωλούνται και δεν διατίθενται σε τρίτους για δικούς τους διαφημιστικούς σκοπούς.
5. Διαβιβάσεις εκτός ΕΟΧ
Τα δεδομένα αποθηκεύονται στην ΕΕ. Ορισμένοι πάροχοι (Stripe, Twilio, Google, Amazon Web Services) ανήκουν σε ομίλους με έδρα στις ΗΠΑ και μπορεί να έχουν πρόσβαση σε δεδομένα από χώρες εκτός ΕΟΧ. Σε αυτή την περίπτωση η διαβίβαση στηρίζεται:
- στην απόφαση επάρκειας για το Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ–ΗΠΑ, για πιστοποιημένες εταιρείες· ή
- στις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (άρθρα 45–46 ΓΚΠΔ), μαζί με συμπληρωματικά μέτρα.
Αντίγραφο των σχετικών εγγυήσεων μπορείτε να ζητήσετε από την Επιχείρηση.
6. Για πόσο χρόνο φυλάσσονται τα δεδομένα
- Αρχείο πελάτη και ιστορικό ραντεβού: όσο είστε πελάτης της Επιχείρησης και έως 3 έτη από το τελευταίο σας ραντεβού. Μετά διαγράφονται ή ανωνυμοποιούνται, εκτός αν χρειάζονται για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικής αξίωσης.
- Λογιστικά και φορολογικά στοιχεία (αποδείξεις, πληρωμές, επιστροφές): για το διάστημα που ορίζει ο νόμος, κατά κανόνα 5 έτη από το τέλος της χρήσης στην οποία αφορούν (ν. 4308/2014). Το διάστημα μπορεί να είναι μεγαλύτερο, αν παρατείνεται ο χρόνος παραγραφής.
- Απόδειξη συγκατάθεσης για email προσφορών: όσο ισχύει η συγκατάθεση και έως 5 έτη μετά την ανάκλησή της. Αν έχετε διαγραφεί από τη λίστα, η διεύθυνσή σας κρατείται σε λίστα αποκλεισμού για να μη σας ξανασταλούν προσφορές.
- Σύνδεσμος διαχείρισης της κράτησης: ισχύει έως 14 ημέρες μετά το ραντεβού.
- Τεχνικά αρχεία καταγραφής: έως 14 ημέρες.
- Αντίγραφα ασφαλείας: διαγράφονται κυκλικά, το αργότερο σε 6 μήνες.
7. Τα δικαιώματά σας
Έχετε δικαίωμα (άρθρα 15–22 ΓΚΠΔ):
- πρόσβασης στα δεδομένα σας·
- διόρθωσης·
- διαγραφής·
- περιορισμού της επεξεργασίας·
- φορητότητας·
- εναντίωσης στην επεξεργασία που στηρίζεται σε έννομο συμφέρον·
- ανάκλησης οποιασδήποτε συγκατάθεσης οποιαδήποτε στιγμή, χωρίς να θίγεται η νομιμότητα της επεξεργασίας πριν από την ανάκληση.
Για να ασκήσετε τα δικαιώματά σας, επικοινωνήστε με την Επιχείρηση ([στοιχεία επικοινωνίας της επιχείρησης]). Αν απευθυνθείτε στο Klingo ([email επικοινωνίας για θέματα απορρήτου του Klingo]), θα διαβιβάσει το αίτημά σας στην Επιχείρηση χωρίς καθυστέρηση. Θα λάβετε απάντηση μέσα σε ένα μήνα, που μπορεί να παραταθεί κατά δύο ακόμη μήνες σε σύνθετες περιπτώσεις. Μπορεί να σας ζητηθεί να επιβεβαιώσετε την ταυτότητά σας.
Έχετε επίσης δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Λεωφ. Κηφισίας 1-3, 115 23 Αθήνα, τηλ. 210 6475600, www.dpa.gr).
8. Email προσφορών και νέων (προαιρετικά)
- Τι λαμβάνετε. Αν επιλέξετε κατά την κράτηση «Θέλω να λαμβάνω email με προσφορές και νέα από Klingo Qa» και το επιβεβαιώσετε, η επιχείρηση Klingo Qa θα σας στέλνει με email:
- προσφορές και νέα·
- ευχές για τα γενέθλιά σας, αν μας έχετε δώσει την ημερομηνία γέννησής σας·
- υπενθύμιση να κλείσετε νέο ραντεβού, αν περάσει καιρός από την τελευταία σας επίσκεψη·
- αίτημα να αξιολογήσετε την επίσκεψή σας.
Το πλαίσιο δεν είναι ποτέ προεπιλεγμένο. Η κράτηση δεν εξαρτάται από αυτό. - Επιβεβαίωση. Μετά την κράτηση σας στέλνουμε ένα μόνο email επιβεβαίωσης. Η συγκατάθεσή σας ισχύει μόνο αφού πατήσετε «Ναι, θέλω να λαμβάνω email» μέσα σε 7 ημέρες. Αν δεν το πατήσετε, το αίτημα διαγράφεται αυτόματα και δεν λαμβάνετε κανένα προωθητικό email. Αν δεν το ζητήσατε εσείς, απλώς αγνοήστε το email.
- Νομική βάση και ρόλοι. Νομική βάση είναι η συγκατάθεσή σας (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. α΄ ΓΚΠΔ και άρθρο 11 παρ. 1 ν. 3471/2006). Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η επιχείρηση Klingo Qa. Το Klingo ([επωνυμία του φορέα λειτουργίας του Klingo]) στέλνει τα email για λογαριασμό της ως εκτελών την επεξεργασία, μέσω της υπηρεσίας Amazon Simple Email Service της Amazon Web Services EMEA SARL, σε κέντρα δεδομένων στην Ιρλανδία (ΕΕ). Τα email εμφανίζονται με το όνομα της επιχείρησης και αποστέλλονται από διεύθυνση του Klingo (news@m.klingo.gr) ή από τον δικό της επαληθευμένο τομέα.
- Τι καταγράφουμε. Ως απόδειξη της συγκατάθεσής σας καταγράφουμε:
- την ημερομηνία και ώρα της δήλωσης και της επιβεβαίωσης·
- τη σελίδα από την οποία δόθηκε·
- την έκδοση της παρούσας ενημέρωσης·
- τη διεύθυνση IP και τον τύπο του browser σας.
Για κάθε email καταγράφουμε επίσης αν παραδόθηκε ή επεστράφη, αν το ανοίξατε και αν πατήσατε κάποιον σύνδεσμο. Τα στοιχεία αυτά προέρχονται από μια μικρή εικόνα και από συνδέσμους μέτρησης μέσα στο email. Τα χρησιμοποιούμε για να βλέπει η επιχείρηση πόσο χρήσιμα είναι τα μηνύματά της και για να προστατεύεται η αξιοπιστία της αποστολής. Η μέτρηση σταματά μαζί με τη συγκατάθεσή σας. - Ανάκληση. Μπορείτε να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας οποιαδήποτε στιγμή, δωρεάν, με δύο τρόπους:
- από τον σύνδεσμο «Διαγραφή από τη λίστα» στο κάτω μέρος κάθε email ή από την επιλογή διαγραφής του προγράμματος email σας·
- επικοινωνώντας με την επιχείρηση ([στοιχεία επικοινωνίας της επιχείρησης]).
Η ανάκληση ισχύει αμέσως για κάθε νέο μήνυμα. Δεν επηρεάζει τη νομιμότητα όσων στάλθηκαν πριν. Δεν επηρεάζει ούτε την κράτησή σας ούτε τα email εξυπηρέτησης (επιβεβαιώσεις, υπενθυμίσεις, ακυρώσεις ραντεβού). - Διατήρηση.
- Η διεύθυνσή σας χρησιμοποιείται για προωθητικά email μόνο όσο ισχύει η συγκατάθεσή σας.
- Τα στοιχεία απόδειξης της συγκατάθεσης και της ανάκλησης για email φυλάσσονται για 5 χρόνια μετά την ανάκληση, για την υπεράσπιση τυχόν νομικών αξιώσεων. Η απόδειξη συγκατάθεσης για SMS προωθητικών μηνυμάτων φυλάσσεται έως 6 μήνες μετά την ανάκληση ή τη διακοπή των αποστολών.
- Τα στοιχεία αποστολής κάθε email (παράδοση, άνοιγμα, κλικ) διαγράφονται ή ανωνυμοποιούνται 12 μήνες μετά την αποστολή.
- Αφού διαγραφείτε, κρατάμε μόνο μια σημείωση ότι δεν επιθυμείτε μηνύματα, ώστε να μη σας ξαναστείλουμε. Αν ζητήσετε διαγραφή των δεδομένων σας, η σημείωση αυτή διατηρείται σε κρυπτογραφημένη μορφή που δεν αποκαλύπτει τη διεύθυνσή σας.
- Δικαιώματα. Για τα δικαιώματά σας και το δικαίωμα καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, δείτε την ενότητα 7.
9. Cookies και αποθήκευση στη συσκευή σας
- Η σελίδα κράτησης (/book) δεν τοποθετεί cookies analytics, διαφήμισης ή παρακολούθησης.
- Τοπική αποθήκευση μετά την κράτηση: ο browser σας κρατά στην τοπική του μνήμη (local storage) ένα τυχαίο κλειδί κράτησης, ώστε να μπορείτε να δείτε ή να ακυρώσετε την κράτηση από την ίδια συσκευή. Το κλειδί δεν περιέχει το όνομα, το email ή το τηλέφωνό σας. Μπορείτε να το διαγράψετε από τις ρυθμίσεις του browser.
- Στο βήμα της online πληρωμής φορτώνεται η φόρμα της Stripe, που τοποθετεί τα cookies
__stripe_mid(διάρκεια 1 έτος) και__stripe_sid(διάρκεια 30 λεπτά). Είναι απαραίτητα για την ασφαλή ολοκλήρωση της πληρωμής και την πρόληψη απάτης. - Στις υπόλοιπες σελίδες του ιστότοπου της Επιχείρησης αποθηκεύεται η επιλογή σας για τα cookies (cookie
klingo_consent). Κανένα μη απαραίτητο cookie δεν ενεργοποιείται χωρίς τη συγκατάθεσή σας. Μπορείτε να αλλάξετε την επιλογή σας οποιαδήποτε στιγμή.
10. Αλλαγές στην ενημέρωση
Η Επιχείρηση μπορεί να επικαιροποιεί την ενημέρωση αυτή. Η ισχύουσα έκδοση και η ημερομηνία της αναγράφονται στην κορυφή της σελίδας.
Πόσο καιρό κρατάμε τα στοιχεία σας
Κρατάμε τα στοιχεία σας μόνο όσο τα χρειαζόμαστε:
- Στοιχεία πελάτη και ιστορικό ραντεβού: όσο είστε πελάτης μας. Ελέγχουμε τις καρτέλες πελατών που δεν έχουν επισκεφθεί την επιχείρηση για 3 χρόνια. Αν μας ζητήσετε διαγραφή, τα διαγράφουμε, εκτός αν ο νόμος μάς υποχρεώνει να τα κρατήσουμε.
- Αποδείξεις, τιμολόγια και πληρωμές: 5 χρόνια από το τέλος του φορολογικού έτους, όπως ορίζει η φορολογική νομοθεσία. Το διάστημα αυτό είναι μεγαλύτερο όταν το απαιτεί ο νόμος, για παράδειγμα σε φορολογικό έλεγχο.
- Τεχνικό αντίγραφο της επιβεβαίωσης κράτησης: το κρατάμε κρυπτογραφημένο για 30 ημέρες, για να μη δημιουργηθεί διπλό ραντεβού αν η σύνδεση διακοπεί. Μετά το διαγράφουμε αυτόματα.
- Μηνύματα SMS και email που σας στείλαμε: το κείμενο ενός SMS για 30 ημέρες· τα στοιχεία αποστολής (σε ποιον, πότε, αν παραδόθηκε) για 12 μήνες.
- Η συγκατάθεσή σας για ενημερωτικά μηνύματα και η ανάκλησή της: όσο σας στέλνουμε τέτοια μηνύματα και μετά: έως 5 χρόνια μετά την ανάκληση για τα email και έως 6 μήνες μετά την ανάκληση ή τη διακοπή των αποστολών για τα SMS, ώστε να μπορούμε να αποδείξουμε ότι σεβαστήκαμε την επιλογή σας. Αν ζητήσετε να μη λαμβάνετε πια μηνύματα, κρατάμε μόνο τον αριθμό ή το email σας σε λίστα εξαίρεσης, για να μη σας ξαναστείλουμε.
- Αντίγραφα ασφαλείας: τα δεδομένα που διαγράφονται μπορεί να παραμείνουν σε αντίγραφα ασφαλείας για έως 6 μήνες, μέχρι να διαγραφούν αυτόματα. Δεν τα χρησιμοποιούμε.